MANDAT :

Le Service du greffe municipal est responsable de la tenue et de la conservation des documents officiels de la Ville comme les lettres patentes, les livres de règlements, les procès-verbaux, les livres de comptes, etc. À ce titre, il s’occupe de la gestion archivistique et documentaire.

Il est chargé de conduire les procédures de consultation auprès des personnes habilitées à voter dans tous les cas où la Loi le prévoit. Le greffier de la Ville est d’office président d’élections chaque fois qu’un poste de conseiller devient vacant et à la période prévue pour la tenue des élections générales.

Le Service du greffe administre le portefeuille des assurances des biens et de la responsabilité de la Ville. Toute réclamation faite à la Ville de Deux-Montagnes doit être adressée au greffier dans les quinze (15) jours suivants l’événement, sous peine de rejet de la demande.

Le greffe est responsable de la procédure de vente à l’enchère des immeubles pour non paiement des taxes.

Le greffier de la Ville est responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi prévoit notamment la procédure de demande de consultation ou d’obtention de duplicata de documents de la Ville, ainsi que les mécanismes de protection des informations à caractère personnel. Il est à noter que des frais sont applicables pour l’obtention de ces duplicata.

Toutes les demandes d’attestation et de certificat (à titre d’exemple : certificat d’évaluation) doivent être faites auprès du Service du greffe municipal. Il s’occupe également du suivi des dossiers juridiques dans lesquels la Ville est engagée et coordonne la préparation et la signature des contrats de transactions immobilières et d’acquisition des biens et services.

Le Service du greffe municipal se charge du bon accomplissement des aspects juridiques de la Ville. Le greffier prépare les séances du conseil, rédige les actes, les délibérations (les procès verbaux) et la réglementation.

Responsable de la documentation et fiduciaire des archives, il veille à ce que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels soit appliquée.